個人情報保護について その１

個人情報保護法の全面施行が迫っている云々にかかわらず、事業者として基本的な指針を作らなければと思いつつ、まだ文面にはしていないままです。なるべく早く文書にしようと考えています。
事務室にはお客さんの訪問は少なく、少なくとも事務室まで入ってくるお客さんはごくわずかです。開業時はホールセラー（格安航空券を卸す旅行会社）の営業も来ていましたが、いまは関係も確立しているので、電話とこちらからの訪問ですませています。家族も基本的に立ち入らせません。ですからリアルではまあ問題は少ないと思います。
問題はパソコン（２台）のデータですね。もちろんセキュリティソフトは導入していますが、万全といえるかどうかは正直なところ専門家ではないのでわかりません。更新はまめにしていますが・・
古いパソコンは切り離して電源も入れていませんので、2002年までのデータは漏洩する危険はないでしょうが、今年の末に処分する予定です。必要な部分（料金関係という名目でお客さんに請求しているメールは税務調査に備えて保存する必要があるようです）をバックアップして処分すればいいのでしょうが、ディスクドライブが壊れていて・・・うちのようなところに来るほど税務署も暇ではないとは思いますが、一応今年末まで待ってから処分しようと考えています。
今週末は天気も悪いようですし、個人データの整理をしようと思います。
まず2000年、2001年の紙のデータは無差別にすべて処分します。2002-2004年は取捨選択して必要なものは残しますが、基本的には捨てることを優先します。
PCのデータですが2004年後半分について重要なメール（料金を請求しているメール）をバックアップしてほかのメールは削除します（2003-2004年前半は作業済み）。
ここ数年は予約時にパスポートコピーをFAXかメールで送信いただくようお願いしています（名前と残存期間の確認のため）。これはこの仕事の基本なので見直しはいまのところ考えていませんが、もともと強制ではないので拒否というオプションを選択しやすいよう、メールでお願いする文面を再考します。
申し込みの際以下の書式でお願いしていますが、これも検討課題です。

申し込み表（兼　問い合わせ表）
お名前　　
姓　　　　　　　　　　例：村田　　　　　　名　　　　　　　　　　　例：修一
（ローマ字／パスポートと一致すること)
姓　　　　　　　　　　例：MURATA　　　名　　　　　　　　　　　例：SHUICHI
性別
ご職業（会社員の方は社名）
ご住所：
郵便番号
緊急連絡先（電話、ＦＡＸ）
電子メールアドレス
出発地
目的地
出発日　　帰国日
第１希望　　　　　出発　　　帰国
第２希望　　　　　出発　　　帰国
第３希望　　　　　出発　　　帰国
クラス：
希望便名　　　第１希望　　　　　　　第２希望　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ビザ申請の要不要　　　　　　　
本メールは　　申し込み　　　空席あれば申し込み　問い合わせ　　（選択ください）　　弊社を何で知りましたか ? 　　　　　　
コメント（問い合わせの場合はその内容、ご予約の方は周辺情報や注意事項などありましたら記載ください）　　　　

住所は航空券等の送付の際必要ですが、もちろん省略してもかまわないのでその旨webに記述しようと思います。
ご職業特に会社名は本来必要なく、価格表に掲載している格安航空券を販売するぶんには必要ありません。ただ、一部航空会社からの規制のある商品もあるため、はっきりいえば業界関係者かどうか判断したいわけです。メールマガジンは業界の人も読んでいる（メールマガジンはメルマガスタンドでメールアドレスを管理しているので、私のほうから読者のメールアドレスはわかりませんが時々不在時の自動応答メールが返ってくるのでひょんなことでどんな方が読んでいるのかわかることがあります）のでお尋ねする理由さえ書きにくいですね。会社名など書きたくない人もあるでしょうから、私もわざわざお聞きするのは気が進まないのですが、要は上記のことを判断したい場面がたまにあるわけです。こういうケースは紹介のお客さんのほうが安心ではあります。
（この項については後日続きを書きたいと思います）